IKOS otvara velike mogućnosti

(...) Da bi se racionaliziralo, pojednostavilo i ubrzalo poslovanje Ministarstva, pokrenut je u kolovozu 2001. godine projekt IKOS (Informacijsko Komunikacijski Sustav) na čijoj je realizaciji sudjelovalo stotinu osoba.(...)

Što se ukratko izmijenilo od našeg zadnjeg razgovora u rujnu prošle godine i kako teče primjena projekta IKOS?
- Tada sam rekao dokle smo došli s projektom IKOS, koji je zapravo bio u završnoj fazi. Isto tako sam naglasio što očekujemo od tog projekta, definirao sam i ponovio koje ciljeve moramo još doseći. Spomenuto ih je nekoliko: brzina, učinkovitost, smanjenje troškova, sigurnost komunikacije te da iza sustava postoji, primjerice baza koja se može pretraživati po više elemenata. Istaknuo sam da je IKOS, na neki način višedimenzionalan i da obuhvaća četiri podprojekta: obrada viza, obrada putovnica politička dokumentacija te komuniciranje i obnova naših web stranica. Svaki od tih podprojekta trebao je ispuniti neke posebne zahtjeve. Tako se, recimo, kod obrade putovnica trebalo povezati s Odjelom za upravne poslove MUP-a, kao i s Ministarstvom obrane adi vođenja vojnih obveznika, ali je, isto tako, trebalo riješiti obračun prometa za neko zadano razdoblje (dnevno, tjedno, mjesečno itd.) Program viza trebalo je prilagoditi novom zakonu o strancima, koji još nije donesen. Iskrsnula su i pitanja prijave gubitka putnih isprava i listova, sprovodnica i integracije IKOS aplikacija i aplikacije urudžbenog zapisnika. (...)
Nedovršen je onaj dio projekta koji se odnosi na političku dokumentaciju. On je još uvijek u fazi završnog uvođenja i mi ga već koristimo, međutim, problem je tehničke prirode. Naime, da bi svi komunicirali putem sustava IKOS, svi moramo biti umreženi. No povezivanje naših odredišta u mrežu košta. Drugim riječima, to znači da moramo otići do stalnog predstavništva, osposobiti internu mrežu i spojiti se na naš sustav. (...)
Do sada je preko dvadeset odredišta što konzularnih što veleposlanstava i misija umreženo i ona, Internim pravilnikom iz svibnja ove godine, isključivo moraju komunicirati sustavom IKOS. (...)

Prošli puta ste spominjali da bi se IKOS trebao povezati s drugim ministarstvima i tijelima državne uprave.
- Probleme koje uočavamo traže poboljšanja, a IKOS je vrlo brzo pokazao svu svoju potrebitost i mi stoga ovdje govorimo upravo o e-Governmentu, jer bez njega više ne možemo funkcionirati. Djelovanje na klasični način je presporo, neučinkovito i skupo. Navest ću jedan konkretan primjer: Vlada RH je nedavno donijela Odluku o formiranju Agencije za promicanje izvoza i stranih ulaganja. Ta Agencija je pri Ministarstvu gospodarstva, a njen je cilj što brže sakupljanje svih relevantnih informacija u zemlji i njihovo plasiranje u inozemstvo mogućim potencijalnim partnerima bilo u poslovima ulaganja poput joint venture ili greenfield investicija, odnosno u nekom drugom obliku, recimo, promocije, odnosno pospješivanja izvoza. Da bi se to moglo učiniti, moraju postojati tri pretpostavke: prvo, trebamo imati agenciju, drugo, ta agencija mora biti tako strukturirana i povezana s drugim ministarstvima, vladinim institucijama, lokalnom upravom i samoupravom, Hrvatskom gospodarskom komorom, HUP-om i drugima, da bi naprosto bila središte u kojem će se koncentrirati sve važne informacije; treće, mogućnost kako te informacije vrlo elegantno i brzo dostaviti izvan središta. U inozemstvu imamo diplomatske misije u kojima rade gospodarski savjetnici. Prema tome, sve što radimo činimo da bi tim ljudima dostavili bitne informacije kako bi ih oni što brže ponudili zainteresiranim, stranim budućim partnerima. Tu je IKOS otvorio velike mogućnosti – mrežu već imamo i sada je samo bitno u državi stvoriti tu organizaciju, informatički ju povezati i kroz IKOS pružati informacije našim misijama u inozemstvu. Ovaj drug dio posla je već napravljen, a da, u stvari, nismo kada smo ga projektirali, niti znali da će se koristiti u brojne različite svrhe. (...)
Osim toga, s obzirom na Ministarstvo vanjskih poslova nije svijet za sebe i da je stalno u kontaktu s drugim ministarstvima, pogotovo s Ministarstvom obrane, gospodarstva, financija, Ministarstvom za europske integracije i Ministarstvom unutarnjih poslova, mi nastavljamo s međusobnim povezivanjem. Za sada smo se povezali s MUP-om i još nekim bitnim subjektima i polagano krećemo dalje. Trenutno pregovaramo o povezivanju s MORH-om, premda, kada je u pitanju komunikacija preko OESS-a i NATO-a, s njima smo već na neki način i povezani. Dakle, daljnji postupci povezivanja slijede i te se radnje odvijaju sukcesivno.

U ministarstvu su postojali ili još uvijek postoje parcijalni informatički sustavi pojedinih službi. Jesu li oni sada povezani?
- To još nije do kraja učinjeno, jer svaki takav sustav je svijet za sebe, koji se mora razvijat u vlastitim okvirima. (...)

Kako teče prilagodba djelatnika novim tehnologijama i načinu rada?
- Imamo poseban Odjel za informacijske sustave koji se, osim konfiguriranjem računala, bavi softverskim aplikacijama. Jedna od glavnih zadaća tog sustava je izobrazba djelatnika u Ministarstvu. Napravili smo program za sve ljude od pomoćnika ministra pa do diplomata, koji moraju proći sustav edukacije Osim toga, nakon što je određena osoba prošla tečaj, mora se neprestano obučavati, jer bez toga nema mogućnosti daljnjeg rada. (...)

Javljaju li se pri tome i određeni otpori?
- Uvijek kada uvodite neke nove alate i nove tehnologije, ljudi po prirodi stvari bježe od nepoznatog. (...) U svakom slučaju, polako se stvara kritična masa i dolazi do shvaćanja da se bez tih alata više ne može.

Spominjali smo kompatibilnost. Koliko je informatički sustav Ministarstva vanjskih poslova kompatibilan sa sustavima drugim ministarstava?
- Ovdje se ne radi o kompatibilnosti, već o povezanosti između pojedinih ustanova. Primjerice, znam da je sustav komuniciranja Ministarstva za europske integracije razvijen na istoj tehnologiji Sharepointa kao i naš sustav. Prema tome, sve što se bude ubuduće radilo ići će preko Ureda za internetizaciju i bit će kompatibilno i razmjenjivo između državnih institucija. Nama je to jako bitno i o tome vodimo računa. U pojedinim ministarstvima postoj interni sustavi poput onoga u MORH-u, koji nikada neće biti razmjenjivi s okolinom zbog obilježja podataka, ali postoji dio sustava koji će biti klasificirani na drugačiji način po osnovi tajnosti podataka i nekim drugim kriterijima i koji će se moći razmjenjivati. Zato i imamo e-Government i gradimo tu cijelu strukturu, koja će omogućiti fizički kontakt, fizičku mrežu, a potom i informacije koje će se razmjenjivati kroz nju.

Javlja li se i u Ministarstvu vanjskih poslova problem zadržavanja informatičkih stručnjaka i outsorcinga?
- To je naš najveći problem pa se nameće pitanje kako nastaviti. Nisam baš za to da svako ministarstvo ima ekipu stručnjaka koja će razvijati softvere bilo korisničke bilo aplikacijske. To je nemoguće i preskupo. Smatram da ovdje treba pronaći najbolje rješenje. (...)

Recite nam nešto o novim planovima i projektima u Ministarstvu?
- Upravo smo pred potpisivanjem četiri nova ugovora. Oni za nas znače jamstvo održavanja postojećeg stanja i daljnji razvoj informacijskog sustava u Ministarstvu vanjskih poslova. O održavanju ne bih puno govorio, jer to je poznata tvar, bitan je razvoj. Posebno ćemo, kada su u pitanju konzularni poslovi, pokrenuti i dalje razvijati sve ostale dijelove konzularnog poslovanja kao, na primjer matičarsku dokumentaciju. Osim toga, probat ćemo dići na tu razinu i sustav urudžbenog zapisnika da bi se radio automatski te da se na tom dijelu odmah vodi i obračun poslovanja. Isto se tiče i sustava vojne evidencije, kojeg ćemo pokušati potpuno zatvoriti. Kada je riječ o web stranici Ministarstva, koja je, usput rečeno, dobila vrlo visoke ocjene i kod nas i u inozemstvu, pokušat ćemo zadržati taj okvir i aplicirati ga na naše misije na način da uz glavne podatke o našoj zemlji, primjerice sve informacije koje stranci traže o našoj zemlji od turizma, povijesti, sporta i ostalih, ostavimo prazne prostore koje će naši savjetnici za kulturu popunjavati zajedno s dijasporom, prilagođeno zemlji primateljici. Tako ćemo dobiti spoj aktualnog sadržaja u zemlji primateljici. Tako ćemo dobiti spoj aktualnog sadržaja u zemlji primateljici koji se odnosi na naše ljude u inozemstvu i informacija koje su vrlo zanimljive za naše korisnike. Na kraju sam želio reći da ćemo nastaviti razvijati političku dokumentaciju. Ta vrsta dokumentacije obuhvaća političko komuniciranje između između subjekata u Ministarstvu vanjskih poslova. Time je obuhvaćeno sve što se radi u diplomatskim misijama, konzularnim uredima i našim veleposlanstvima, dakle, sva izvješća i klasificirana i neklasificirana, stavovi, položaj Hrvatske, odnosno sve informacije koje idu u jednom ili drugom smjeru. Nastojat ćemo dalje usavršavati taj alat te ćemo pokušati što više standardizirati cijeli proces. Trudit ćemo se da neku informaciju sažmemo tako da ona, ovisno o svojoj važnosti, adresi kamo je upućena, načinu na koji nastaje, razini tajnosti, dođe na pravo mjesto u što kraćem vremenu. To je taj dio razvoja koji je već definiran te je ugovorom precizirano što hoćemo i do kada sve mora biti gotovo.

Što će, po Vašem mišljenju, na kraju biti cilj čitavog procesa informatizacije državne uprave?
- Mislim da se radi o neumitnom procesu i da će on vrlo brzo potpuno zaživiti. Svaki će građanin moći realizirati svoje različite zahtjeve, od socijalnog osiguranja, obrazovanja, komunalnih potreba i ostalih preko računala, to jest on-line. Na kraju, kao što sam već rekao, državna uprava i postoji zato da bi bila svakodnevno na usluzi građanima. Vjerujem da će ljudi u budućnosti obavljati većinu svog posla od kuće, izvršavati svoje zadaće i komunicirati sa svojim matičnim tvrtkama bez obzira na područje rada.