Za korištenje stranih javnih isprava (na primjer: rodni list, vjenčani list, svjedodžba, diploma i slično) u međunarodnom pravnom prometu prethodno je potrebno provesti postupak njihove legalizacije, osim ako dvostranim i mnogostranim međunarodnim ugovorima nije utvrđeno drukčije. Postupku legalizacije podliježu i privatne isprave koje, nakon što su ovjerene pri nadležnom tijelu države u kojoj su sačinjene, dobivaju status javne isprave. Vrijedi naglasiti da se ovjeravanjem isprave potvrđuje vjerodostojnost pečata i potpisa službene osobe koji su stavljeni na ispravu, ali ne i njezin sadržaj.
Haška Konvencija o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava, od 5. listopada 1961., pojednostavila je postupak legalizacije u odnosima između ugovornih stranaka, pa javna isprava podliježe jednom ovjeravanju nadležnog tijela države koja je ispravu izdala. Podatke o navedenoj Konvenciji i državama pristupnicama moguće je pronaći na internetskim stranicama (www.hcch.net).
Svaki općinski sud u Hrvatskoj ovjerit će potvrdom “Apostille” jedino isprave što su ih izdala tijela koja imaju sjedište na području tog suda, a hrvatsko Ministarstvo pravosuđa isprave koje su izdala tijela na području bilo kojeg općinskog suda u Hrvatskoj: u praksi, isprave u smislu naznačene Haške Konvencije potvrdom “Apostille” ovjeravaju u pravilu općinski sudovi.
Međutim, ako između Republike Hrvatske i druge države ne postoji dvostrani ili mnogostrani ugovor koji ukida ili olakšava legalizaciju, potrebno je isprave legalizirati/nadovjeriti u postupku pune legalizacije, u kojem sudjeluje i Ministarstvo vanjskih i europskih poslova Republike Hrvatske.
Ministarstvo vanjskih i europskih poslova, ali i hrvatske diplomatske misije u inozemstvu - ovlaštene su obavljati poslove legalizacije isprava u međunarodnom prometu (odnosno isprava izdanih u inozemstvu koje će se upotrijebiti u Republici Hrvatskoj i isprava izdanih u Republici Hrvatskoj koje će se upotrijebiti u inozemstvu), temeljem odredbi Zakona o legalizaciji isprava u međunarodnom prometu (Narodne novine, br. 53/91).
LEGALIZACIJA/NADOVJERA JAVNIH ISPRAVA IZDANIH U HRVATSKOJ RADI KORIŠTENJA U INOZEMSTVU
Javne isprave izdane u Republici Hrvatskoj, koje stranka namjerava koristiti u drugoj državi potrebno je legalizirati ako je prema propisima te države to potrebno, te ako u odnosima između Republike Hrvatske i druge države ne postoji posebni dvostrani ili mnogostrani ugovor koji ukida ili olakšava legalizaciju.
Potpis i pečat tijela ili ustanove koja je izdala ispravu potrebno je nadovjeriti sljedećim redoslijedom:
- u općinskom sudu, prema mjestu sjedišta ovjerovitelja isprave (matičnog ureda, javnog bilježnika, sudskog tumača, sveučilišta i sl. jer kod istog suda potpisnici isprave trebaju prethodno deponirati potpis i otisak pečata),
- u Ministarstvu pravosuđa Republike Hrvatske, Ulica grada Vukovara 49, 10000 Zagreb;
- u Ministarstvu vanjskih i europskih poslova Republike Hrvatske, Uprava za europsko pravo, međunarodno pravo i konzularne poslove, Sektor konzularnih poslova, Služba za međunarodnu pravnu pomoć, Petretićev trg 2, 10000 Zagreb,
- u stranoj diplomatskoj misiji u Republici Hrvatskoj - države u kojoj se ta isprava namjerava upotrijebiti.
Ako država, u kojoj stranka namjerava koristiti ispravu, nema diplomatsko predstavništvo u Republici Hrvatskoj, ispravu će, nakon što je ovjerena u Ministarstvu vanjskih i europskih poslova Republike Hrvatske, ovjeriti diplomatska misija Hrvatske u državi u kojoj i ta država ima svoje diplomatsko predstavništvo, zatim ministarstvo vanjskih poslova države u kojoj obje države imaju diplomatsko predstavništvo, a na kraju je ovjerava diplomatsko predstavništvo države u kojoj će se isprava koristiti.
LEGALIZACIJA/NADOVJERA STRANIH JAVNIH ISPRAVA RADI KORIŠTENJA U HRVATSKOJ
Javne isprave izdane u inozemstvu mogu se upotrijebiti u Hrvatskoj (osim ako drukčije nije određeno dvostranim ili mnogostranim ugovorima) ako su legalizirane u skladu s propisima zemlje izdavanja i nadovjerene u hrvatskoj diplomatskoj misiji u toj državi.
Druga mogućnost je da se nakon legalizacije u skladu s propisima države izdavanja, isprave nadovjere u diplomatskoj misiji te države u Hrvatskoj i legaliziraju (nadovjere) u Ministarstvu vanjskih i europskih poslova Republike Hrvatske. U slučaju da Hrvatska nema diplomatsku misiju u državi izdavanja isprave, a niti ta država nema diplomatsku misiju u Hrvatskoj, legalizacija (nadovjera) može se obaviti i u trećoj državi, u kojoj obje države imaju diplomatsku misiju i to na sljedeći način: nakon ovjere isprave od strane nadležnih tijela države u kojoj je izdana, ispravu nadovjerava njezina diplomatska misija u trećoj državi, zatim ministarstvo vanjskih poslova treće države i na kraju diplomatska misija Republike Hrvatske u toj trećoj državi.
