Öffentliche Dokumente fremder Staaten können im internationalen Rechtsverkehr nur dann verwendet werden, wenn sie vorher legalisiert worden sind, sofern in einem bilateralen oder multilateralen Abkommen nicht anderes vereinbart wurde. Dies gilt auch für private Dokumente, die erst durch die Beglaubigung durch eine dazu befugte staatliche Behörde als öffentliche Dokumente anerkannt werden. Dabei ist anzumerken, dass durch die Beglaubigung ausschließlich die Glaubwürdigkeit des Stempels und der Unterschrift des Beamten auf dem Dokument bestätigt wird, nicht aber der Inhalt des Dokuments.
Die Haager Konvention
Die Haager Konvention über die Annullierung der Legalisierungspflicht für behördliche Dokumente anderer Staaten vom 5. Oktober 1961 hat das Legalisierungsverfahren für die Unterzeichnerstaaten der Konvention vereinfacht, sodass jedes Dokument nur einmal beglaubigt werden muss. Jedes Amtsgericht in der Republik Kroatien beglaubigt durch die Apostille nur noch die Dokumente, die von den Behörden mit Sitz auf dem Gebiet dieses Amtsgerichtes ausgestellt wurden.
Legalisierung
Gibt es zwischen der Republik Kroatien und einem anderen Staat kein Abkommen über die Vereinfachung oder Annullierung der Legalisierungspflicht und auch kein entsprechendes bilaterales oder multilaterales Abkommen, so ist der reguläre Legalisierungsvorgang durchzuführen, an dem auch das Außenministerium der Republik Kroatien beteiligt ist.
Das Außenministerium der Republik Kroatien - sowie die diplomatischen Vertretungen der Republik Kroatien im Ausland - sind dazu befugt, die Legalisierung von Dokumenten im internationalen Rechtsverkehr (bzw. der im Ausland ausgestellten und in der Republik Kroatien zu verwendenden sowie der in der Republik Kroatien ausgestellten und im Ausland zu verwendenden Dokumente) durchzuführen.
Legalisierung der in der Republik Kroatien ausgestellten und im Ausland zu verwendenden Dokumente
Die in der Republik Kroatien ausgestellten und im Ausland zu verwendenden Dokumente müssen legalisiert werden, wenn dies nach den Vorschriften des anderen Staates erforderlich ist oder die Republik Kroatien mit diesem Staat kein Abkommen über die Erleichterung oder Annullierung der Legalisierungspflicht abgeschlossen hat. Die Unterschrift und der Stempel der Behörde oder der Institution, die das Dokument ausgestellt hat, muss zuerst vom zuständigen Amtsgericht beglaubigt werden. Daraufhin wird das Dokument von den weiteren zuständigen Behörden in folgender Reihenfolge beglaubigt:
Hat das Land, in dem das Dokument verwendet wird, keine diplomatische Vertretung in der Republik Kroatien, so wird nach seiner Legalisierung im Außenministerium der Republik Kroatien das Verfahrung in einem Drittland fortgesetzt, in dem beide Länder eine diplomatische Vertretung haben. Nachdem das Dokument von den Vertretungen beider Staaten legalisiert wurde, wird es auch vom Außenministerium des Drittlandes beglaubigt. Schließlich muss das Dokument noch von der diplomatischen Vertretung des Landes beglaubigt werden, in dem das Dokument verwendet werden soll.
Legalisierung von im Ausland ausgestellten und in der Republik Kroatien zu verwendenden Dokumenten
Öffentlich Dokumente, die im Ausland ausgestellt wurden, können in der Republik Kroatien verwendet werden (sofern durch bilaterale oder multilaterale Abkommen nicht anders vereinbart), wenn sie gemäß den Vorschriften des Herkunftslandes legalisiert worden und danach in einer diplomatischen Vertretung der Republik Kroatien im Herkunftsland (unter Beifügung einer kroatischen Übersetzung) beglaubigt worden sind, oder aber nach der Legalisierung gemäß den Vorschriften des Herkunftslandes von der diplomatischen Vertretung des Herkunftslandes in der Republik Kroatien beurkundet und daraufhin vom Außenministerium der Republik Kroatien legalisiert worden sind. Hat die Republik Kroatien im Herkunftsland keine diplomatische Vertretung und das Herkunftsland keine diplomatische Vertretung in der Republik Kroatien, so wird die Legalisierung in einem Drittstaat, in dem beiden Staaten eine diplomatische Vertretung haben, wie folgt durchgeführt: Zuerst wird das Dokument von den zuständigen Behörden des Herkunftslandes beglaubigt, dann von der diplomatischen Vertretung des Herkunftslandes im Drittstaat, danach vom Außenministerium des Drittstaates und letztlich von der diplomatischen Vertretung der Republik Kroatien im Drittstaat.